Durchblick in Sachen Dienstwagen

Immer wieder sorgt die private Mitbenutzung von Firmenwagen für Streit mit dem Finanzamt. Schuld daran trägt sicher auch die kaum überschaubare Anzahl steuerlicher Einzelregelungen.

Viele der bislang geltenden Verwaltungsanweisungen hat das Bundesministerium der Finanzen am 4. April 2018 in seinem BMF-Schreiben (Az.: IV C 5 – S 2334/18/10001) zur lohnsteuerlichen Behandlung der Überlassung betrieblicher Kraftfahrzeuge an Arbeitnehmer zusammengefasst und seine bisherige Rechtsauffassung an die aktuelle Finanzrechtsprechung angepasst. Hier ein Überblick:

  • Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte
    Die unentgeltliche oder verbilligte Überlassung von Firmenfahrzeugen an Arbeitnehmer zur privaten Mitbenutzung unterliegt bekanntermaßen als geldwerter Vorteil der Lohnsteuer. Dieser wird nach wie vor entweder auf Basis des durch ein Fahrtenbuch nachgewiesenen Nutzungsanteils oder pauschal anhand der berüchtigten Ein-Prozent-Regelung mit monatlich einem Prozent des inländischen Bruttolistenpreises im Zeitpunkt der Erstzulassung bewertet. Wer den Firmenwagen darüber hinaus noch für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte nutzt, muss monatlich für jeden Entfernungskilometer zusätzlich noch Lohnsteuer auf 0,03 Prozent vom inländischen Bruttolistenpreis zahlen. Weil viele Arbeitnehmer jedoch längst nicht jeden Tag den Firmenwagen nutzen, durften Arbeitgeber bislang frei entscheiden, ob sie stattdessen jede tatsächlich durchgeführte Fahrt pro Entfernungskilometer mit 0,002 Prozent vom Bruttolistenpreis der Lohnbesteuerung unterwerfen. Doch dieses Wahlrecht haben Arbeitgeber künftig nicht mehr: Ab dem 1. Januar 2019 sind sie auf Verlangen des Arbeitnehmers zur Einzelbewertung der Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte verpflichtet.
  • Private Mitbenutzung
    Stellt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer unentgeltlich oder verbilligt ein Fahrzeug zur privaten Nutzung zur Verfügung, führt dies nach einer Rechtsprechungsänderung des Bundesfinanzhofs seit einigen Jahren beim Arbeitnehmer auch dann zu einem steuerpflichtigen Vorteil, wenn das Fahrzeug tatsächlich nicht privat genutzt wird. Die monatlichen Nutzungspauschalen brauchen lediglich für die vollen Monate nicht besteuert werden, in denen dem Arbeitnehmer kein betriebliches Kfz zur Verfügung steht. Eine andere Ansicht vertritt dagegen das Finanzgericht Münster in seiner nahezu zeitgleich veröffentlichten Entscheidung vom 21. März 2018 (Az.: 7 K 388/17 G,U,F). Danach entspreche es zwar grundsätzlich der allgemeinen Lebenserfahrung, dass verfügbare betriebliche Fahrzeuge auch privat genutzt werden. Diese Vermutung kann jedoch zumindest in den Fällen widerlegt werden, in denen für private Fahrten weitere Fahrzeuge zur Verfügung stehen, die dem betrieblichen Fahrzeug in Status und Gebrauchswert vergleichbar sind.
  • Nutzungsverbote
    Nur zum Schein oder mündlich ausgesprochene Verbote zur privaten Mitbenutzung genügen keinesfalls, um der drohenden Lohnbesteuerung zu entgehen. Vielmehr verlangen die Finanzbehörden belastbare Unterlagen wie etwa arbeitsvertragliche Regelungen, die zudem als Belege zum Lohnkonto aufbewahrt werden müssen. Wichtig: Sofern keine fortlaufende Überwachung der Nutzungsverbote durch den Arbeitgeber nachgewiesen werden kann, drohen nach den Erfahrungen aus Lohnsteuer-Außenprüfungen Nachforderungen. Alternativ zum Nutzungsverbot sollen die Finanzämter schriftliche Nutzungsverzichte der Arbeitnehmer akzeptieren. Voraussetzung ist nach dem BMF-Schreiben vom 4. April 2018 freilich, dass auch die Verzichtserklärungen als Belege zum Lohnkonto genommen werden.
  • Elektronisches Fahrtenbuch
    Die Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch wurden in den letzten Jahren deutlich verschärft. Zur Verhinderung nachträglicher Manipulationen reichen lose Notizzettel nicht mehr aus; erforderlich ist vielmehr eine geschlossene Form der Aufzeichnungen, die Abänderungen, Streichungen oder Ergänzungen kenntlich macht. Manipulationssicherheit wird auch bei computergestützten Aufzeichnungen verlangt. So lehnt die Finanzrechtsprechung Tabellenkalkulationen ab, wenn aufgrund der Funktionsweise des Programms nachträgliche Veränderungen weder technisch ausgeschlossen sind noch in den erzeugten Dateien dokumentiert werden. Das weitere K.O.-Kriterium „zeitnah“ ist erfüllt, wenn alle Fahrten automatisch bei Beendigung jeder Fahrt mit Datum, Kilometerstand und Fahrtziel erfasst werden, und der Fahrer den dienstlichen Fahrtanlass innerhalb von sieben Kalendertagen nach Abschluss der jeweiligen Fahrt in einem Webportal einträgt und die übrigen Fahrten dem privaten Bereich zugeordnet werden.
  • Leasingsonderzahlung
    Wird der Wert der Privatnutzung nach der Fahrtenbuchmethode ermittelt, zählen neben den Kosten für Betriebsstoffe, Wartung, Reparaturen, Versicherung, AfA, Garagenmiete oder Leasingraten auch Leasingsonderzahlungen zu den Gesamtkosten des Fahrzeugs. Sofern die Kosten in einer Gewinnermittlung erfasst werden, dürfen Mietvorauszahlungen oder Leasingsonderzahlungen allerdings nicht im Jahr der Zahlung abgesetzt werden, sondern müssen zwecks Berechnung der Gesamtkosten für die Pkw-Überlassung an Arbeitnehmer über den gesamten voraussichtlichen Nutzungszeitraum des Fahrzeugs hinweg aufgeteilt werden.
  • Kostenbeteiligung der Arbeitnehmer
    Erstatten Arbeitnehmer ihrem Arbeitgeber für Privatfahrten, Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte oder für Heimfahrten im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung ein entfernungsabhängiges oder pauschales Nutzungsentgelt, mindert die Kostenbeteiligung den lohnsteuerpflichtigen Vorteil aus der Firmenwagennutzung. Zum Vorteil betroffener Arbeitnehmer gilt dies neuerdings auch bei Anwendung der Ein-Prozent-Regelung.
  • Park and Ride
    Werden Firmenfahrzeuge nur für eine Teilstrecke der Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte oder bei Familienheimfahrten eingesetzt, sollen die Finanzämter bei der Ermittlung des pauschalen Nutzungswerts grundsätzlich dennoch die gesamte Entfernung ansetzen. Ausnahmen lässt die aktuelle Verwaltungsanweisung lediglich in Fällen zu, in denen das Fahrzeug vom Arbeitgeber nur für diese Teilstrecke zur Verfügung gestellt wurde oder der Arbeitnehmer für die restliche Teilstrecke Nachweise über die Benutzung anderer Verkehrsmittel (zum Beispiel eine auf ihn ausgestellte Jahres-Bahnfahrkarte) beibringen kann.
  • Elektromobilität
    Alle bisherigen Regelungen zur steuerlichen Förderung der Elektromobilität gelten auch weiterhin. Dazu zählen insbesondere die von der Batteriekapazität abhängige Minderung des privaten Nutzungsvorteils für Elektro- und Hybridfahrzeuge sowie der steuer- und beitragsfreie Auslagenersatz für das elektrische Aufladen von Firmenwagen. Wichtig bei geplanten Neuanschaffungen: Die im Koalitionsvertrag für Elektro- und Hybridfahrzeuge vereinbarte 50-prozentige Sonderabschreibung (zusätzlich zur üblichen linearen Abschreibung über die in den amtlichen AfA-Tabellen vorgeschriebene betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer) wurde bislang noch nicht umgesetzt. Beschlossen wurde dagegen bereits die Halbierung des geldwerten Vorteils bei der privaten Mitbenutzung von Elektro- und Plug-In-Hybridfahrzeugen auf monatlich 0,5 Prozent des Listenpreises von Januar 2019 bis Dezember 2021.

Quelle: Creditreform Magazin
Text: Bernhard Lindgens

© 2018 Creditreform Hannover-Celle Bissel KG

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